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疫情期間提倡網上辦公,老板們看看這些好用的遠程工具...

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樓主
發表于 2020-2-17 11:19:44 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式

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新型肺炎疫情期間,國務院辦公廳發文:適當延長春節放假時間,提倡在家上班網上辦公,減少人群聚集,杜絕病毒感染。下面介紹一下能提高在家辦公效率的一些遠程工具和遠程辦公平臺,供大家參考選用。注:有部分比較好用的國外工具,因為監管原因,在國內不能使用,這里就不再贅述了。遠程辦公本來是基于網絡和工具的不斷進化,帶來的一種更先進的團隊協作模式,這種模式可以突破地域限制,幫助組織面向全球招攬合適的人才,同時也有助于降低辦公成本。萬萬沒想到在今天這個特殊時期被大家反復提起,在目前的情況下,啟動遠程辦公,減少聚集接觸,確實有助于疾病傳播的控制。但遠程辦公并不是適合所有人,工具選擇也各有偏重,我們基于過往的經驗,盤點一些協作工具的相關內容,希望能給大家一些指引和幫助。

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沙發
 樓主| 發表于 2020-2-17 11:25:09 | 只看該作者
企業高管對遠程工作最擔心的兩個問題:
  1、員工在家工作效率低,或者不努力工作偷懶怎么辦?
  2、很多工作需要同事之間協同完成,溝通、協同、會議如何進行?
  現在來說說第一個問題,如果讓員工在家上班,那肯定要對員工進行遠程管理,靠員工自覺那是不靠譜的,不可能所有員工都那么自覺的。小蜜蜂遠程辦公平臺很好的解決老板們最擔心的問題。
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板凳
 樓主| 發表于 2020-2-17 11:29:30 | 只看該作者
小蜜蜂辦公軟件具有以下功能:
  1.快速查看員工遲到、在線、早退、離線情況
  2.快速掌握員工應用占比
  3.了解員工工作時間統計
  4.員工異常狀態
  直播回放
  1.通過直播,員工與企業實時共享工作信息,發現問 題立即反饋、立即調整。
  2.支持多種直播布局組合,提升協同效率
  3.通過回放查看工作記錄,為以后工作提供參考
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地板
 樓主| 發表于 2020-2-17 11:33:19 | 只看該作者
小蜜蜂在效率管理方面也做得很細致:
  1.個人效率,通過個人效率了解個人工作時長,查看應用占比,了解時間分布情況
  2.團隊效率,快速了解團隊每一位員工的活動時間、靜止時間,生成工作時間報表
  3.應用分析,查看員工所使用軟件的應用占比,了解使用的進程時間
  4.時間分析,可以在時間管理內查看某個時間段內的活動時間,靜止時間;可以快速了解在某個應用上所花費的時間;還可以看到應用top排行數據以及應用時間分布
現在來說第二個問題,同事之間如何溝通協作?這就必須要選用好得協同工具了。為了方便大家快速定位,我們將遠程工作中的幾個關鍵需求分拆為即時溝通、文檔協作、任務看板、文件傳輸、會議討論五個部分。
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5#
 樓主| 發表于 2020-2-17 11:37:45 | 只看該作者
即時溝通
  即時溝通主要是 IM 文字類的通訊工具,用于必要的線上溝通。當然,最簡單直接的就是微信拉群,但因為微信會與私人信息混淆,且文件容易失效,所以只適合臨時應急,不推薦團隊長期使用。
Slack
  放眼全球,目前最優秀的團隊即時溝通工具依然當屬 Salck, Salck和小蜜蜂遠程辦公也都是目前增長最快的 SaaS 創業公司。它的特點是優秀的分組(頻道)管理功能,就好像把線上溝通分成了不同的小會議室,可以選擇開放或私密,靈活管理。在聊天功能和界面上也有大量的創新,表情回復可以避免無效刷屏,嵌套回復也是將信息歸類,可以讓其他人更完整地看到某一個話題的討論。Slack 最強大的還是開放的機器人系統,可以通過其他工具的開放接口,自己定制不同的 bot,自動在對話框里推送任務、數據等通知,配合自定義的消息推送機制,實現高效的團隊溝通。很多公司選擇付費使用 Slack ,因為 Slack功能體驗是非常優秀的。問題主要在于中文化和網絡互通穩定性不夠好,如果團隊沒有這方面的障礙,可以好好研究利用。
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6#
 樓主| 發表于 2020-2-17 11:44:29 | 只看該作者
QQ / TIM
  為啥推薦 QQ 呢?作為最早從 PC 客戶端演進過來的通訊工具,QQ 保留了大量適合協作的功能,比如大文件傳輸、穩定的多人通話、屏幕共享演示、聊天記錄漫游等,這些都是團隊溝通中常用的功能,QQ 不僅在功能上比微信全面、完善,每個功能點的完成度也很高。可能有不少人都已經放棄 QQ,但其實它的功能一直在優化,對于以溝通需求為主的團隊來說,可以重新去下載試試。當然,基于 QQ 為企業打造的 TIM 也是不錯選擇,有在線文檔、日程管理的支持,但不知道維護情況怎樣,畢竟算是比較邊緣的項目,投入資源應該相對有限。
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7#
 樓主| 發表于 2020-2-17 19:48:29 | 只看該作者
 文檔協作
  文檔協作主要是針對規劃解析、會議紀要、合同條款等內容的在線預覽和討論需求,由于內容量比較大,不適合在即時聊天工具里面溝通,需要單獨的協作工具來解決。傳統模式就是 Word 里面的批注功能,需要保存不同版本的文件,傳來傳去。
Notion
  近兩年異軍突起的文檔協作工具,Notion 跟 Slack 有些類似,都是以某一個功能為中心,進行其他功能的聚合。除了基本的文檔筆記功能,官方提供的使用模板就更多了:團隊 Wiki、待辦事項、筆記和草稿、設計規范、閱讀清單、每周議程、團隊日歷……甚至是路線圖,你都可以在 Notion 里完成。正如官方給它的定義:一款「將筆記、知識庫和任務管理無縫整合的協作平臺」。正是因為 Notion 模版的開放性,以至于我派的開發團隊,完全使用它進行產品開發的項目管理了。當然,作為功能豐富的海外工具,Notion 的使用門檻也偏高,除了中文本地化,也需要對 Wiki 知識庫、任務管理等工具有一定的了解,才能更好的駕馭它。
石墨文檔
石墨作為老牌的在線文檔工具,也是我派一直在用的產品,主要是設計比較簡潔,功能又基本夠用。除了編輯器的穩定性,石墨文檔主要是權限設置功能比較豐富,可以向陌生人分享閱讀和編輯權限,也可以設置密碼訪問,適合不同的需求和場景。同時支持 Word、PDF 格式的導出,可以在在聊天和郵件中便捷發送。文檔工具其實并不好做,光多人同時編輯的穩定性就非常考驗技術支持能力,而一旦出現 Bug,數據丟失,后果也非常嚴重。石墨在各個瀏覽器打開,協作編輯能力都比較穩定,值得信賴。
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8#
 樓主| 發表于 2020-2-17 19:57:38 | 只看該作者
WPS Office
WPS 目前應該是國內兼容微軟 Office 做得最好的產品,近兩年界面設計也更加簡潔,還推出了團隊協作功能。云文檔默認為每位用戶提供了免費的 1GB 云存儲空間,不僅支持實時同步、查看編輯記錄,還支持全文檢索、歷史版本等功能,可以在所有支持標準 HTML5 瀏覽器上登錄 WPS 賬號后,在任何場景下實現全平臺創作。對于標準文檔比較多的團隊,比如合同、表格等文件,可以嘗試用 WPS 來協作試試,相對 Office 協作來說,免費使用門檻比較低。
iWork 套件
如果團隊成員都是 Mac 電腦,其實 iWork 套件也提供了不錯的在線協作功能。而 iWork 其實是首要保證文檔的一致性,在不同的設備上都能保持一致,而且不需要使用者自己去調整,所以限制了一部分編輯功能(例如自動生成目錄),也放棄了離線功能。再輔以之前提到的在「批準與修改」中的「接受或拒絕」修改的功能,盡可能避免了文檔沖突這種煩心的情況出現。
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9#
 樓主| 發表于 2020-2-17 20:04:57 | 只看該作者
任務看板
看板是團隊協作中,對個人任務的另一種呈現形式,可以按照不同的項目或者流程來定制看板,查看進度,是在即時溝通和文檔協作之后的進階能力。
Trello
應該算是看板工具的鼻祖,以看板為主的項目和任務管理工具,同樣簡潔易用,且大部分功能是免費的,我派也在很早就啟用 Trello 進行選題管理和稿件排期。它的特點是可以根據行業的需求進行工作流的靈活定制,包括市場營銷人員、項目規劃師、軟件開發者、高校老師、人力資源經理、婚禮策劃師、全職父母,還有旅游規劃師等等,都在根據自身需求來個性化地使用 Trello 這一可視化工具。
Teambition
Teambition 是本土工具中,接近 Trello 功能又比較多的工具產品,發展了很多年之后,已經被阿里收購。本土工具的優點就是中文化和響應速度都很好,我派主要用來做目標管理和商務流程管理。它的特點是創建項目時提供了 40 多種模板,涵蓋了產品研發、市場營銷、行政人事等多個方面,每個模板都有已經劃分好的任務流程,只要找到合適的項目就能快速創建項目并設置好任務列表。
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10#
 樓主| 發表于 2020-2-17 20:12:12 | 只看該作者
文件傳輸
主要針對視頻、批量圖片、程序等大體積文件的存儲和傳輸,也是團隊協作常見的需求。
堅果云
堅果云是國內較早的文件同步服務,定位更偏向于辦公和團隊協作。這意味著它需要在連接的速度、穩定性,以及整個系統的設計上做出足夠的努力。
堅果云的核心優勢在于同步盤功能和文件共享,無論將其用于重要文件夾的存檔和云同步,還是和同事們之間分享大文件,堅果云的表現都很亮眼。
奶牛快傳
奶牛快傳?是近兩年起步的網盤工具,非常適合進行大文件線上分享。它不需注冊就能直接上傳和下載文件,最關鍵的是,上傳下載速度都非常快,完全不限速,也不限制文件體積大小。它的移動網頁版和 iOS 客戶端還支持直接預覽多媒體文件,免除反復下載的痛苦。如果你經常需要和他人快速共享文件,特別是大文件,奶牛快傳一定可以滿足你的需求。
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